Осуществление контакта.

Ø Пригласите несколько журналистов из каждого издания: главно­го редактора, штатного автора и независимого журналиста, по­стоянно сотрудничающего в этом издании. Предоставьте им са­мим решать, кто будет участвовать.

Ø Подготовьте для известной личности главную роль, если вы уве­рены, что она справится с ситуацией.

Ø Оставьте себе минимум ожиданий и контролируйте ожидания за­казчиков.

Ø Опубликуйте необходимое объявление в печати.

Ø Отправьте приглашения за 10-14 дней, четко указав, когда, где пройдет конференция и каких журналистов не будет.

Ø Включите в приглашение карточку с оплаченным ответом или бланк для возврата по факсу.

Ø Независимо от того, ответили вам или нет, позвоните за день, чтобы выяснить, собирается ли приглашенный прийти. Проверьте, знает ли он, где будет проводиться мероприятие, и предложите прислать по факсу схему места, где оно произойдет. Это даст вам чувство по­тенциального заполнения аудитории до последней минуты.

Ø Предложите заказать личное интервью после основной пресс-кон­ференции.

Ø Не отказывайтесь от интервью перед конференцией.

Ø Даже заранее подтвердившие свое участие могут не появиться и едва ли дадут вам знать об этом.

Ø К сожалению, у журналистов есть общая привычка — принимать несколько приглашений на один день, оптимистически надеясь, что смогут посетить все.

Ø Составьте план непредвиденных обстоятельств на случай, если неожиданное происшествие будет срывать мероприятие.

Ø Проведите репетицию, особенно если у вас есть выступающие, не привыкшие к презентациям.

Ø Не будьте самонадеянны и все проверяйте дважды.

Ø Убедитесь, что все ведущие, пользователи, эксперты и аналити­ки знают, куда идут и какое время должны там пробыть.

Ø Подтвердите договоренность о доставке угощения, аудио-, ви­деосистем и мест для зрителей, а также проведите технический прогон утром.

Ø Пусть стульев будет несколько меньше числа приглашенных: луч­ше принести еще один, чем видеть незанятое место.

Ø Учтите, что некоторые журналисты не захотят сидеть слишком близко друг к другу (см. в этой главе разд. «Конкуренция между журналистами»).

Ø Стремитесь к краткости мероприятия, особенно официальной презентации.

Ø Избегайте преувеличений: вы ничего не продаете журналистам.

Ø Будьте готовы к непредвиденным критическим моментам: на­пример, может сломаться аудио- или видеосистема, отказать программное обеспечение или выступающий может позвонить за пять минут до начала и сказать, что не может приехать вовремя. Составьте план непредвиденных обстоятельств.

Ø Не позволяйте выступающим самонадеянно полагать, что они и так хороши, без репетиции, потому что это их тема или они по­стоянно говорят о товаре. Настаивайте, чтобы каждый провел свою презентацию на генеральной репетиции.

Ø Обеспечьте подходящее угощение: завтрак, ленч или чай. Бу­фет предпочтительней еды за столом, потому что позволяет человеку свободно двигаться и встречаться с людьми и, если необходимо, уйти, не вызвав замешательства. Официальный ленч больше подходит для небольшой группы журналистов-единомышленников, однако для нескольких дюжин участни­ков буфет более удобен. Угощение должно быть достаточным, но не слишком обильным.

Ø Предоставьте журналистам место и возможность подключить портативные компьютеры, а также прямую телефонную линию с гнездом для модема.