Организация контроля исполнения документов

В аппарате администрации области сложилась определенная система контроля, в которую помимо работников, отвечающих за эту работу по должности, вовлекаются и сотрудники департаментов, комитетов, управлений, на которых руководителями данных подразделений возложен контроль за прохождением и исполнением распорядительных документов.

В настоящее время фактический контроль и проверку исполнения правительственных документов в аппарате администрации области осуществляет сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (далее - сектор контроля), писем и заявлений граждан - отдел писем и приема граждан, входящей корреспонденции - сектор документооборота отдела документационного обеспечения управления делами (далее - канцелярия), постановлений и распоряжений губернатора области - сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (далее - сектор контроля) и контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления (далее - контрольное управление). В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляют специалисты приемных и помощники руководителей, которые отвечают за работу с документами.

Функции сектора по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (сектор контроля) заключаются в следующем :

· ведение автоматизированного учета контрольных документов, своевременное направление регистрационно-контрольных карточек руководителям структурных подразделений администрации области, которым поручается контроль ;

· контроль за сроками исполнения документов, использование ПЭВМ ;

· ежемесячное информирование руководителей администрации области о

состоянии выполнения документов ;

· осуществление упреждающего контроля за исполнением документов, ежемесячное письменное информирование помощников руководителей подразделений администрации области о документах и поручениях, сроки исполнения которых истекают в предстоящем месяце, а также о документах, сроки исполнения которых истекли.

Контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления обеспечивает :

· организацию проверок исполнения нормативно-распорядительных актов губернатора, а также состояние контрольной деятельности в департаментах, комитетах, управлениях администрации, органах местного самоуправления ;

· подготовку докладов о состоянии выполнения постановлений и распоряжений губернатора ;

· внесение представлений о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении, или неисполнении документов губернатора, к дисциплинарной ответственности.

Функции отдела писем и приема граждан, а также сектора документооборота отдела документационного обеспечения управления делами определены в Положениях об отделах.

В целях повышения четкости и оперативности в работе аппарата администрации области, улучшения его контрольной деятельности постановлением губернатора области от 30.06.97 г. № 711 утвержден регламент, в котором указаны основные положения по организации и контролю исполнения документов, поступающих в администрацию.

В аппарате администрации введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система контроля исполнения документов. Техническим средством контроля за исполнением документов является электронная регистрационно-контрольная карточка базы ПЭВМ и ее бумажный дубликат. Организация контроля исполнения документов в администрации области предусматривает определенный порядок работы с документами. Установленный порядок работы с контролируемыми документами с момента их поступления до завершения исполнения 1 :

· отвечает требованиям, предъявляемым к документообороту ;

· обусловливает перемещение документов деловой необходимостью, исключает дублирующие инстанции и действия ;

· позволяет осуществлять контроль за исполнением документа, с соблюдением требований к их оформлению в соответствии с инструкцией по делопроизводству и другими действующими нормативными документами по делопроизводству.