Таблица 2.

Форма документа	Объем документа, печ. стр.	Признак		Примечания
		входящий	исходящий
1. Законы РФ, Постановления правительства и местной администрации	3-10	+	-
2. Временные порядки и порядки отношений в системе ОМС Минфина и Минздрава	2-5	+	-
3. Нормативные документы Минздрава	0,5-6	+	-	С 67 по 97 год
4. Методические рекомендации Территориального фонда ОМС	текст: 2-3 формы: 7-10	-	+	Ежегодное обновление
5. Тарифные соглашения		+	+
6. Прейскурант на медуслуги	табл: 5-10	+	+	Ежеквартальное обновление
7. Формы статотчетности	табл: 3-17	+	-
8. Письма различного уровня	0,5-3	+	+

На основе этой таблицы появляется возможность получить качественные оценки текущей работы сотрудников.

Все входящие и/или исходящие документы обязательно проходят канцелярию, заместителя директора и исполнительного директора. Остальной путь документа может меняться в зависимости от его формы, цели и предназначения, но в любом случае он фиксируется, а значит, есть возможность оценить объем работ по отделам. На рис. 3 и 4 показаны две документограммы по исходящему и входящему-исходящему документу.

На сегодняшний день в ТФ ОМС, как и во многих других организациях, возникают проблемы, связанные с оптимизацией документообора – во-первых, некоторые документы, в силу неопределенности цели, проходят множество отделов, прежде чем доберутся до компетентного работника. Во-вторых, многие документы находятся в работе (а точнее – дожидаются своей очереди) довольно длительное время, что связано, прежде всего, с отсутствием приоритетов и регламента работы. Данная работа не велась, так как отсутствовала система, позволяющая оценивать документы с точки зрения важности, срочности, уровня трудозатрат и квалификации работников.

В целях повышения эффективности труда и учета личного вклада каждого работника автором было сделано предложение: в дополнении к существующей системе учета поручить канцелярии учет индивидуальной работы над документами в виде стандартизованных сопроводительных карточек, которые бы заполнялись непосредственно после обработки документа на местах (в отделах). После работы с документами и поступления их в канцелярию составлялись бы документограммы с указанием видов работ (не ознакомился, ознакомился, изучил, исправил, утвердил) и имен сотрудников[17]. Таким образом, происходил бы учет проделанной работы каждым сотрудникам, а так же была бы выработана концепция потоков документов.